3.2.5: Il NetSourcing

L'uso di strumenti informatici, è uno dei punti forti caratterizzanti l'attività di Unitec. Il sistema NetSourcing, sviluppato e prodotto in collaborazione con Unitec Services & Web, società specializzata nel settore delle tecnologie Internet, rappresenta uno strumento Internet-based che si sviluppa in tre direzioni precise: in primo luogo è il sistema di gestione interno di Unitec; in secondo luogo permette il collegamento con gli uffici acquisti e gli enti collegati dei fornitori e dei clienti, e di eseguire tutti quei servizi legati alla tecnologia Internet; infine è un vero e proprio tool per l'e-procurement.

I primi due aspetti sono tipici dell'attività di outsourcer, mentre il terzo aspetto, come già riportato, è un campo aperto alla concorrenza di produttori ERP e di imprese di software.

NetSourcing come sistema di gestione interno di Unitec GmbH

Per quanto riguarda la prima direttrice di sviluppo di NetSourcing, bisogna considerare che le attività di outsourcing - amministrativo ed operativo - implicano la gestione di una fitta sequenza di operazioni tra loro strettamente correlate.

Attraverso l'uso dell'informatica e delle information technologies, è stato possibile per Unitec incrementare l'efficienza operativa interna, nonché abbattere i costi, ed in particolare si sono registrate:

  1. Riduzioni dei costi di gestione, attraverso una diminuzione dell'uso del telefono, delle ore di lavoro straordinarie e delle interferenze;
  2. Consolidamento e ridimensionamento dell'archiviazione e della reperibilità di documenti ed informazioni grazie al raggiungimento del "paperless office";
  3. Omogeneità e con divisibilità delle informazioni;
  4. Drastico miglioramento dell'efficienza del workflow aziendale;
  5. Maggiore indipendenza delle postazioni di lavoro.

NetSourcing come collegamento con i fornitori e strumento per l'E-procurement

La seconda e la terza direzione verso cui NetSourcing si sviluppa, riguarda in modo molto stretto il cuore dell'attività di outsourcer di Unitec; infatti l'applicazione dell'outsourcing attraverso Internet (e-procurement), permette la connessione istantanea sia con i fornitori che con le imprese clienti, rispondendo, quindi, alla crescente esigenza da parte delle aziende di ottimizzare i tempi e le procedure di approvvigionamento. In particolare le applicazioni specifiche di Netsourcing permettono di controllare le attività di acquisto, fornitura, magazzino, tracking e reporting che verranno di seguito analizzate.

A- Acquisti

Attraverso questa applicazione di NetSourcing, un'impresa può interrogare un archivio - aggiornato costantemente - contenente ad oggi ben 44.503 articoli ricercabili presso 3.240 fornitori diversi; si tratta di un'applicazione multilingua che permette di formulare a Unitec una richiesta di fornitura, in tempo reale, da qualsiasi luogo del mondo ed in qualsiasi momento. Naturalmente, nel caso in cui l'articolo desiderato o il fornitore a cui fare riferimento, non fossero presenti nel database è comunque possibile inviare la richiesta tramite una procedura dedicata.

Gli articoli scelti vengono inseriti in una lista (figure 3.11 e 3.12) che può essere visualizzata, modificata nelle quantità, o cancellata in qualsiasi momento. Non è nemmeno necessario inviare la richiesta di fornitura immediatamente; è infatti possibile farlo anche in un secondo momento, perché il sistema la tiene a disposizione per successive sessioni di lavoro, senza che questa venga cancellata.

La possibilità di emettere richieste via Internet consente, come detto, di sostituire i tradizionali mezzi di comunicazione e gestionali come carta, fax e telefono, riducendo i costi dell'approvvigionamento. Ulteriori risparmi si ottengono consolidando le richieste, ovvero avendo la possibilità di richiedere con un'unica procedura più prodotti di fornitori diversi. Ciò contribuisce, quindi, a ridurre significativamente la produzione di documenti cartacei. La postazione di lavoro è disponibile ovunque ed in modo personalizzato e quindi indipendente dal luogo fisico in cui si trova. Anche in caso di indisponibilità di una determinata postazione di lavoro, non viene compromessa la continuità e l'usufruibilità del servizio nonché, soprattutto, l'integrità dei dati.
Fig. 3.11 : Pagina di accesso per emettere una richiesta di fornitura. [Unitec GmbH, 2001]

Fig. 3.12 : Pagina di NetSourcing per l'emissione di una richiesta d'acquisto o di fornitura. [Unitec GmbH, 2001]

B- Approvvigionamenti

L'applicazione NetSourcing per gli approvvigionamenti, è lo strumento di applicazione on-line del sistema delle forniture ingrate. La richiesta avviene come per gli acquisti, ma essenzialmente sulla base dei dati forniti dal cliente. Gli enti delegati delle imprese clienti - come la manutenzione o il magazzino - possono direttamente inviare le loro richieste per il approvvigionamento di articoli di frequente riordino.

C- Magazzino

Questa applicazione di NetSourcing rappresenta il mezzo di Unitec per offrire un servizio di magazzino virtuale, ovvero per sfruttare la possibilità da parte di diversi stabilimenti di un gruppo industriale, o facenti parte di gruppi industriali diversi, di condividere un unico magazzino virtuale basato su scorte materiali, suddivise tra i partecipanti, ma condivisibili logisticamente da tutti.

D- Tracking

E' una funzione che permette a tutti gli utenti, in funzione delle loro necessità, di aggiornarsi in tempo reale e da qualsiasi postazione sulla situazione delle procedure in corso. In particolare sarà sempre possibile per le imprese clienti, interfacciarsi con Unitec per avere notizie sulle richieste che essi hanno emesso e sul loro stato; sull'elenco delle offerte elaborato da Unitec, sugli ordini emessi, sui termini di consegna dei fornitori, sulle spedizioni ed ottenere informazioni sulle bolle e sulle fatturazioni.

E- Reporting

A seconda del tipo di rapporto instaurato con Unitec, le imprese possono ricevere report periodici - giornalieri, settimanali o mensili - relativamente alle procedure in corso. Il tipo di reporting può essere in formato grafico o tabellare, statico o dinamico; in quest'ultimo caso esso può essere aggiornato in tempo reale.

La tipologia del servizio è personalizzabile in base alle esigenze informative: in funzione dei dati disponibili, elabora statistiche di carattere operativo, funzionale ed organizzativo. Tutti questi servizi sono accessibili in qualunque momento ed in qualunque luogo di lavoro, pertanto si prestano molto bene ad essere utilizzati durante meeting, riunioni o trasferte.

Nei paragrafi precedenti sono stati esposti i principi del magazzino virtuale e si è appena detto che Unitec opera in questo campo attraverso un'applicazione di NetSourcing. L'utilizzo di questa tecnologia, in questo caso, non viene tuttavia limitata ai soli gruppi o distretti industriali, ma viene estesa anche ad imprese appartenenti a contesti industriali diversi. Infatti, se il concetto di magazzino virtuale trova al sua prima, naturale, applicazione nel contesto di gruppi o distretti industriali - in quanto l'alto livello di condivisione delle componenti e delle conoscenze tecniche combinati con la vicinanza fisica ne rappresentano le premesse ideali per l'implementazione - bisogna anche aggiungere che un discreto livello di condivisione delle merce può essere presente, per taluni aspetti, anche in imprese appartenenti a diversi settori industriali, come si può comprendere dalla figura 3.13. L'area di intersezione comune rappresenta, infatti, le componenti di ricambi o di merci condivise.

Si pensi, ad esempio, alle imprese che utilizzano macchinari prodotti dallo stesso fornitore: la Saab utilizza macchine a controllo numerico provenienti dall'impresa X per stampare parti della carrozzeria delle proprie automobili; tali macchinari sono gli stessi, ma con le specifiche adatte, utilizzate da un'altra impresa svedese per produrre telai di serramenti: queste due aziende, seppur appartenenti a settori industriali diversi (automobilistico, arredamenti) necessiteranno, per quel macchinario, di alcune componenti di ricambio comuni dall'impresa X.
Fig. 3.13 : Il livello di condivisione in diversi settori industriali. [Unitec GmbH, 2000]

Anche nel caso di questo magazzino virtuale "esteso", dunque, Unitec può sfruttare i grossi quantitativi di materie richiesti ai fornitori comuni (buyer aggregation) per ottenere prezzi convenienti, abbassando il livello dei costi accessori e gestionali delle imprese clienti.

In considerazione di quanto detto, risulta evidente quale importanza rivesta la possibilità di sfruttare le communication technologies nel campo degli approvvigionamenti. Per questo motivo, Unitec, grazie alla stretta collaborazione con Unitec S&W, si propone anche come impresa venditrice di programmi ERP internet-based avanzati, in qualità di strumento di gestione interna delle imprese nonché come mezzo di accesso ai mercati attraverso Internet. Non si tratta certamente di un'attività legata alla missione principale di Unitec, tuttavia, è un'opportunità che viene offerta ai clienti tradizionali che vogliono avvicinarsi all'e-procurement in outsourcing.



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